Dieser Beitrag soll Startups ermutigen, sich mit der OKR Methode zu beschäftigen. Nicht nur, weil Google und auch andere Wachstums-Champions wie LinkedIn, Netflix oder YFood mit der OKR Methode arbeiten. Auch nicht, weil es ein paar tolle Bücher gibt oder allgemein OKR angesagt ist.
OKRs sind das perfekte Tool, um in VUCA Times überleben und wachsen zu können – und die Startup-Phase ist VUCA pur (VUCA = Akronym für Volatil, Uncertain, Complex und Ambiguous, sprich unberechenbare Phasen und Zeiten).
Weiters haben OKRs die Absicht, High-Performance Teams zu schaffen.
Was versteht man unter OKR? (Objectives and Key Results)
Die OKR Methode (OKR Framework) (objectives & key results) ist eine Managementmethode aus den 1970er Jahre, welche gegenwärtig von vielen Unternehmen angewandt wird. Sie hilft Unternehmen und Organisationen, unter Einbeziehung der Mitarbeiter gemeinsame, strategische Ziele zu erreichen. Es handelt sich bei OKR um ein agiles Managementsystem, das sich für die digitale Transformation eines Unternehmens oder einer Organisation anbietet. Bekannt ist der OKR-Prozess dafür, äußerst ambitionierte Ziele erreichen zu können.
OKR wird als das Gegenmodell zu Micro-Management bezeichnet. 40 % der Strategie und Inhalte kommen vom Top-Management (top-down). Die anderen 60 % der OKR’s stammen von Teams und Mitarbeitern (bottom-up), was ein hohes Maß an Motivation vonseiten des Teams bedeutet.
An den OKRs wird in fix vereinbarten Zyklen (OKR-Zyklus) und mit festgeschrieben Events und Abläufen gearbeitet. Es handelt sich bei der OKR Methode um ein empirisches Managementsystem zur Zielerreichung, welches lernen, experimentieren und scheitern in seine Zyklen einpreist.
Die Learnings aus dem Zyklus und den wöchentlichen Check-ins werden in den OKR Events (OKR Planning, OKR Grading, OKR Review und Retrospektive) besprochen und in den neuen Zyklus eingearbeitet. Dadurch entsteht eine fortlaufende Verbesserung des Prozesses und Entwicklung des Unternehmens in Richtung Outcome und Steigerung des Impacts.
Die OKR Methode baut auf die “Management by Objectives” Methode (Mbo) von Peter Drucker, welche von Andy Grove (Intel) weiterentwickelt wurde. John Doerr (ehem. Intel) übernahm die Arbeitsweise von seinem Mentor Andy Grove und entwickelte diese zur OKR Methode weiter. John Doerr war auch dafür verantwortlich, dass die OKR Methode bei Google eingeführt wurde.
Das OKR System besteht aus drei großen Konventionen: die sprachliche Konvention (idente Sprache auf der gesamten Unternehmensebene); die agile Methode und OKR als Zielsystem;
Für die OKR-Einführung in ein Unternehmen empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem OKR Experten. Man spricht vom OKR Master oder OKR Coach, um das gesamte Unternehmen ideal in die OKR Arbeitsweise zu integrieren.
Dieser spricht die gesamte Organisation ansprechend an. Hilft, mit guten Zielformulierungen und der richtigen Priorisierung gute Okrs zu schaffen.
Das Founder High Performance Team – wer oder was kommt danach?
Startups in der Gründungsphase und ihre engsten Mitarbeiter bilden meist ein High-Performance-Team. Es ist für diese High-Performance Teams im Umkehrschluss schwer, die Energie des Gründerteams im Wachstum auf hinzukommende Mitarbeiter zu übertragen.
OKRs dienen unter anderem diesem Zweck, Silos und Grenzen in den Köpfen und Abteilungen zu überwinden.
Aus persönlicher Erfahrung und im Austausch mit Gründern und erfahrenen Unternehmern ist diese Phase eine sehr fordernde in der Unternehmensentwicklung. Frustration, Fluktuation und Ineffektivität können durch smarte Integration eines Ziele-Systems wie OKR vermieden werden.
Es gibt ein Zitat, das besagt: „Sieger erkennt man schon am Start, Verlierer auch“ Dieter Lange
OKR fordert Gründerteams und Unternehmen, sich mit den wichtigen Themen noch vor Start der OKR Einführung auseinanderzusetzen:
- Wie sehen wir uns in der fernen Zukunft (Vision)?
- Was inspiriert unser tägliches Handeln und Tun (Mission)?
- Wofür braucht uns die Welt / ein Nutzer als Unternehmen (Purpose)?
Der Golden Circle von Simon Sinek mit seinem „Why How What“-Modell ist auf dieser Reise hilfreich: Golden Circle von Simon Sinek kombiniert mit der OKR Methode
Aus der Arbeit um Vision, Mission, Purpose und Sinn ergeben sich strategische OKRs (was wollen wir in einem Jahr, zwei Jahren und mehr erreichen).
Daraus leiten sich die operativen OKRs ab – was wollen/müssen wir deshalb in den nächsten drei Monaten erreichen?
OKRs helfen Startups beim Alignment der Teams
Legt man nun als Team los, helfen OKRs klar beim Alignment. Dies bezieht sich auf die Ausrichtung der Aufgaben und Verantwortungen in den Teams in Richtung Ziele. Strategie und operative Prozesse sind nach dem Alignment-Meeting für alle Beteiligten klar: Es gibt keine Ausrede mehr.
OKRs helfen einem Startup ebenso schon in einer frühen Phase von „Input“ über „Output“ in Richtung „Outcome“ und schlussendlich „Impact“ zu denken und zu arbeiten.
OKR – Output, Outcome, Impact: Wo ist der Unterschied?
Wie bei der Erarbeitung einer North Star Metric geht es bei OKR um Outcome und dessen Impact.
Output: Wir bauen ein Auto, das unsere Nutzer von A nach B bringt.
Outcome: Wir bauen ein E-Auto, das von selbst fährt. Unsere Nutzer sind komplett begeistert, weil sie beim Autofahren nicht mehr ans Autofahren denken müssen.
Impact: Unsere Kunden verbreiten ihre Art des Autofahrens und immer mehr Menschen wollen mit unseren Autos fahren, was zu einer Entlastung der Umwelt führt, während der Verkehr sicherer wird.
Im Kontext des Online-Marketings bedeutet das:
Output: Wir steigern die Zugriffe im Onlineshop um 100 % und verdoppeln die Besucher im Onlineshop.
Outcome: Wir steigern die Conversionrate in unserem Onlineshop um 100%, während wir die Zugriffe um 100 % erhöhen. So vervierfachen wir die Anzahl der Bestellungen.
Impact: Wir steigern die Conversionrate um 100 %, ebenso die Anzahl der Zugriffe. Das Erlebnis in unserem Onlineshop und bei Erhalt der Bestellung ist währenddessen so einmalig, dass unsere Kunden übers Jahr immer öfter bestellen und uns laufend weiterempfehlen.
Startups und ihre Herausforderungen
Startups stehen vor vielen Herausforderungen. Es fehlt an funktionierenden Mechanismen. Man bewegt sich zwischen MVP (Minimum Viable Product) und Prototypen. Es gibt viele Interessenten, aber zu wenige Kunden. Es gibt einen Marketing-Ansatz, aber keine funktionierende Marketing-Strategie. Es gibt eine Zielgruppe oder einen Markt, aber noch wenig Erfahrung, wie Buyer Personas gezielt erreicht und gewonnen werden. Von Methoden wie Growth-Marketing ist man vielfach noch weit entfernt.
Der Plan, sein Produkt/Angebot zu skalieren, rückt an gewissen Tagen in weite Ferne.
In kaum einer Phase ist spürbare Traktion so wichtig wie in der Startup-Phase. OKR baut auf empirisches Arbeiten. Tätigkeiten werden durch die Arbeit an „Key Results“ messbar. Das Vorankommen wird für alle Beteiligten wöchentlich sichtbar.
Zu kleines Team oder zu wenige Leute für die OKR Methode?
Es mag widersprüchlich erscheinen, in der ersten Phase einer Unternehmensgründung mit einem mächtigen Management-System wie der OKR-Methode zu arbeiten. Aber der empirische Ansatz von OKR, der Rückschlüsse auf Ursache und Wirkung gibt, hilft, die fordernde Anfangsphase kurz zu halten und in die Skalierung gehen zu können.
Das Team gewinnt in der von Unsicherheit geprägten Phase (VUCA) Sicherheit durch den strukturierten OKR-Prozess und die festgeschriebenen Zyklen. Kontinuität und fixe Termine – dazwischen viel Trial & Error.
Große oder übergroße Ziele, sogenannte „Stretch Goals“ oder „Moonshots“ (in der OKR Sprache) üben auf Gründer wie auch potenzielle Investoren eine enorme Anziehung aus. Die OKR-Methode wird damit unmittelbar in Verbindung gebracht. Doch das alleine ist es nicht, warum man sich als Startup für OKR entscheiden sollte.
Auf operativer Ebene, für Mitarbeiter und Teams, können Stretch Goals zu Überlastung führen. Mitarbeiter sprechen von chaotischen Zuständen und unerreichbaren Visionen oder den „Verrückten“ mit ihren wahnsinnigen Zielen: Frustration ist die unausweichliche Folge.
Folgende Themen treiben die Frustration im Team:
- wenn dem Team auf operativer Ebene die Traktion, das messbare Vorankommen fehlt, wenig Feedback von der Führung ankommt
- wenn das Team die Gründe für eine Strategieänderung nicht erfährt, weil es kein „Format“ gibt
- wenn Ziele unerreichbar scheinen, weil es kein System, keine Meilensteine gibt, die Roadmap fehlt
- wenn Mitarbeiter das Gefühl des Einzelkämpfers haben, das WIR-Gefühl fehlt
- wenn einzelne Mitarbeiter zu viel Verantwortung tragen
- wenn eine kritische Anzahl an Mitarbeitern keine direkten Verantwortungen trägt
Treten diese Punkte ein, führt dies zu steigender Frustration und zu Fluktuation. Die Organisation ist zunehmend mit sich selbst beschäftigt. Mit interner Kommunikation, mit Recruiting und Meetings, um Schlimmeres zu vermeiden … die Effektivität sinkt.
Ziele rücken in weite Ferne. Die großen Ziele wirken möglicherweise noch absurder. Spin the Black Circle … schnell gerät eine noch frische Organisation ins Taumeln.
OKR Methode – das ideale Management Framework für Startups
Warum ist OKR ideal für Startups? Schon zwei oder drei Personen können über OKR optimiert an einem Projekt arbeiten.
OKRs werden top-down durch das Management (Company oder strategische Ebene) erstellt, aber auch bottom-up durch die operativen Teams. Dies führt zu einem hohen Maß an Verantwortungsübernahme durch das Team.
„OKRs sind ein Bausatz, eine Anleitung, wie man exponentielles Wachstum erzeugen kann.“ Paul Johann Dollinger
Weiters baut OKR auf Vision, Mission und Purpose des Unternehmens. Die DNA des Unternehmens fließt in alle operativen Vorgänge mit ein.
Wenn mich jemand fragt, wie ich die OKR Methode ohne OKR-Rhetorik beschreiben würde:
Dream in years,
plan in months,
evaluate weekly,
ship daily.
OKR besteht aus den drei relevanten Konventionen
Sprachliche Konvention – Ziele werden in „Objektives“ klar, positiv und als errechbar formuliert. Unter den Objectives stehen „Key Results“, die das Objective vervollständigen bzw. erfüllen. Die Key Results sind klar, messbar, enthalten Zahl, % und/oder eine Einheit. „Initiativen“ sind gezielte Handlungen bzw. Maßnahmen, die fortlaufend auf die Entwicklung der Key Results einzahlen.
Zielsystem – Die OKR-Methode lebt von ambitionierten Zielen, welche ohne tägliche Initiativen und sehr klaren Fokus durch alle Unternehmensebenen schwer erreichbar sind.
Konkret gibt es im OKR Framework „strategische Objectives“ (auf 1, 2 oder 3 Jahre) sowie „operative Objectives“ (je Quartal), auf die fokussiert wird. Jedes Objective sollte zwischen 2 und maximal 5 klar messbare Key Results enthalten.
Agiler Prozess – Es gibt nach dem OKR-Kickoff wöchentliche Check-in-Meetings, bei Bedarf „All Hands“-Meetings, nach Abschluss eines operativen Zyklus das Review und das Retrospective-Meeting, bevor der neue Zyklus gestartet wird. Parallel gibt es im Unternehmen einen OKR-Verantwortlichen, der OKR Champion, OKR Coach oder OKR Master genannt wird, und der zu jeder Frage betreffend OKR Ansprechpartner ist.
Viermal im Jahr können bei der Erarbeitung der operativen OKRs nötige Änderungen der Strategie in die operativen Ziele und Tätigkeiten eingebracht werden. Weiters ist durch den Fokus auf möglichst wenige OKRs der Blick auf wesentliche Aufgaben klar.
Muss sich ein Unternehmen schnell verändern oder den Fokus verlagern, ist klar, wo es ansetzen muss: Stimmen die strategischen Objectives noch? Sind die operativen Objectives noch gut für die aktuelle Situation? Sollte eine Änderung nötig sein, wird ein „All Hands“ Meeting einberufen und alle an OKR Beteiligten erfahren ein Update.
Alignment im OKR – auch für kleine Teams
Die klare Ausrichtung, das gemeinsame Besprechen und Festlegen der Ziele zum Start. Das wöchentliche Abstimmen, Eintragen und Besprechen, was an Initiativen umgesetzt wurde: Dies bringt fortlaufendes Alignment. Von Anfang bis zum Ende weiß jeder Mitwirkende genau, um was es geht. Welche Objectives zu erreichen sind und durch welche Initiativen sich die Key Results in Richtung Erreichung aufbauen.
Ungeschriebenes OKR-Gesetz: Weniger ist mehr – FOKUS!
Es ist ein ungeschriebenes OKR-Gesetz: Je weniger Objectives, Ziele, je weniger Bereiche man zugleich bearbeitet, desto besser der Outcome.
Das Team kann über einen operativen Zyklus (meist 2 bis 3 Monate) gezielt an einem Thema, Problem oder einer konkreten Lösung arbeiten. Erst dann geht es zur nächsten Thematik über.
Das mag im ersten Schritt alles andere als agil oder schnell wirken. Aber denken Sie an die Menschenkette, die sich Sandsäcke übergibt. Alle stehen auf ihrem Platz und üben minimale Bewegungen aus, während die Sandsäcke immer schneller von A nach B transportiert werden.
Wenn hingegen alle zugleich zu den Säcken stürmen, einen Sack schnappen und loslaufen wollen, entwickelt sich Chaos. Es kommt zu Engpässen und Stau. Ermüdung tritt sehr schnell ein, da viele zu schnell starten. Die ersten knicken um oder ein. Andere beginnen zu pausieren oder verlassen den Ort des Geschehens.
Das Ergebnis mag am Start zwar gut ausgesehen haben, aber am Ende des Tages herrscht Frustration über das überschaubare Ergebnis.
In unserer Arbeit mit Startups erleben wir diesen Effekt immer wieder. Alle stürmen übermotiviert und unkoordiniert los. Zeit und Energie gehen verloren. Ergebnisse (Outcome) halten sich in Grenzen. Frust und Ermüdung machen sich breit. Die ersten verlassen das Team. Das Selbstbewusstsein im Team sinkt.
80 20 Regel – Lass Pareto für dich arbeiten
Die 80 20 Regel: Nach dem Grundsatz „Weniger ist mehr“ – dem Fokus fehlt nur noch das Pareto Prinzip. Wenn ein Team mit 80 % seiner Energie und Zeit an nur einem Teilbereich im Unternehmen – etwa 20 % beschäftigt ist und jeden Tag aktiv auf diesen kleinen aber entscheidenden Teilbereich aktiv einwirkt, führt dies zu starken Ergebnissen.
Es scheitert jedoch weniger oft an der Bereitschaft, diese Strategie zu verfolgen. Schwieriger ist zu entscheiden oder zu erarbeiten, wo genau diese 20 %, der kleine Teilbereich mit der großen Wirkung ist.
Ebenso ist es oft schwer auszuhalten, wenn das Team nur 20 % seiner Energie und Zeit für die restlichen 80 % der Aufgaben zur Verfügung hat.
Aber das ist nun mal der Preis, den Pareto – ein italienischer Ingenieur, Soziologe und Ökonom – fordert, und OKR ist das Tool, das die Ergebnisse messbar macht.
Wecken Sie die Power in Ihren Teams mithilfe der OKR Methode!
Da OKRs nicht nur top-down, also vom Führungsteam der Company erstellt werden, sondern auch bottom-up, sprich die operativen Teams erstellen in Abstimmung mit dem Führungsteam ihre eigenen OKRs, führt dies zu mehr Identifikation und Steigerung der Eigenverantwortung.
Die operativen Teams entwickeln in Abstimmung ihre Objectives und Key Results und müssen sich vorab über Initiativen Gedanken machen. Auch sie müssen sich mit Input, Output, Outcome und Impact beschäftigen. Vor allem aber mit Initiativen, um auf die Key Results einzuwirken.
Das ist der große Unterschied zu einer Top-down-To-do-List für die nächsten Wochen mit ungewissen Strategie-Änderungen.
Starke Teams entwickeln durch die OKR-Methode viel Power und Selbstvertrauen. Sie kommunizieren auf Augenhöhe durch alle Unternehmens-Ebenen und man spornt sich gegenseitig an.
Sie interessieren sich für Grundsätzliches, Mechanismen und Definition zur OKR-Methode, was ORK genau ist, und wo es seinen Ursprung hat? Wir haben für Sie eine umfassende Definition der OKR-Methode, inklusive spannender Hintergrundinfos!
OKR Beispiel aus der Gastronomie:
Objective: Durch die Optimierung unseres Produktangebotes und neue Ansätze im Kundenservice schaffen wir es, mehr Gäste zu für unser Haus zu begeistern.
Key Result 1: Der durchschnittliche Getränkeumsatz je Gast konnte von 8 EUR auf 14 EUR gesteigert werden.
Key Result 2: Der durchschnittliche Bon pro Gast konnte von 19 EUR auf 27 EUR gesteigert werden.
Key Result 3: Die TripAdvisor Bewertungen konnten von 2,9 auf 4,7 angehoben werden.
Key Result 4: Die Anzahl an Tischreservierungen konnte um 30 % erhöht werden.
OKR Beispiel aus dem Online-Marketing:
Objective: Unser Inbound Marketing hat sich auf ein hohes Niveau entwickelt. Mehr Menschen besuchen unsere Website und nehmen unsere Brand als kompetent und sympathisch wahr.
Key Result 1: Unser Blog generiert monatlich 3.000 Besucher.
Key Result 2: Wir schaffen 25 neue Blogbeiträge für unsere Buyer Personas.
Key Result 3: Die durchschnittliche Verweildauer auf unserer Website erhöht sich um 30%.
Key Result 4: Durch unseren Blog generieren wir jede Woche ein Erstgespräch mit gut qualifizierten Kunden.
Oftmals wird das Thema OKR oder Key Result mit KPI, KPIs oder anderen Metriken vermengt. In einem eigenen Beitrag erläutere ich die Unterschiede: Wo ist der Unterschied zwischen OKR und KPI?
Gute Beispiele für erfolgreiche OKR Arbeit:
Unternehmen wie Google, YouTube, LinkedIn oder Netflix und Amazon sind internationale OKR Anwender. In unserem Sprachraum sind Unternehmen wie MyMüsli, Yfood, Foodspring und Zalando erfolgreiche und begeisterte Anwender der OKR Methode.
All diese Unternehmen nennen OKR und starke Objectives als Erfolgstreiber, die eigenen Ziele zu erreichen.
Fazit: Startups und warum sie die OKR Methode nutzen sollten?
Ohne Agilität und die Bereitschaft, Fehler zu machen, sind große Ziele nur schwer zu erreichen. Es gilt ein auf starkes Wachstum ausgerichtetes Management-Framework zu bauen, das den Unternehmensfokus schärft und Teammitglieder durch alle Ebenen und Abteilungen am Wissen teilhaben lässt, wohin die Reise geht – auch wenn die See einmal etwas ruppiger wird.
Ebenso gilt es, Innovation, Selbstverantwortung und Proaktivität wie auch die Bereitschaft, Fehler zu machen, im Team zu fördern.
OKR bietet dafür durch seine kurzen klaren Zyklen und die regelmäßigen Events bei aller Agilität auch die nötige Stabilität durch Kontinuität.
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